Success Story MGEN
Une DSI de 1 000 collaborateurs pilotée avec OBMS depuis 2018
« OBMS nous permet un respect des processus achats et une vision plus stratégique, pour éviter des tâches chronophages que la plateforme nous aide à exécuter. Un gain de temps pour nos appels d’offres, une meilleure performance achats au quotidien. »
Marine Daenens, Acheteuse, MGEN Technologies
MGEN en quelques mots
MGEN est la Mutuelle de l’Éducation nationale, membre du groupe VYV, première union mutualiste de France. Remise en concurrence par le ministère de l’Éducation nationale, MGEN a remporté l’appel d’offres et reste la mutuelle de référence des enseignants. Sa direction des systèmes d’information compte environ 1 000 personnes, réparties entre Paris, Tours et Nancy dont près de la moitié de prestataires externes.
Le défi
Avec une cinquantaine de prescripteurs aux besoins réguliers, des instances bimensuelles d’appel aux nouveaux besoins et un panel de 70 fournisseurs, l’équipe achats IT de MGEN doit piloter un volume important de prestations en régie. Son objectif : un panel réduit, un rang 1 très concentré et un vrai partenariat de confiance avec ses fournisseurs : ce qui exige un outil fiable pour suivre chaque prestation de A à Z.
La solution
MGEN s’appuie sur OBMS depuis 2018 pour gérer l’ensemble de ses achats de prestations intellectuelles en régie : saisie des besoins par les chefs de projet, appels d’offres, contrats et avenants, comptes rendus d’activité et bons de validation. Fournisseurs et prescripteurs décrivent la plateforme d’un mot : intuitive.
Découvrez le témoignage en vidéo
Marine Daenens, acheteuse chez MGEN Technologies, partage son expérience d’OBMS au quotidien.
3
fonctionnalités phares
Une vision stratégique des achats
De la saisie des besoins par les chefs de projet jusqu’aux avenants et aux comptes rendus d’activité, OBMS couvre toute la vie du contrat. Les indicateurs de pilotage donnent à l’acheteuse le recul nécessaire pour suivre et piloter ses chiffres, pendant que la plateforme exécute les tâches chronophages.
« OBMS nous permet un respect des processus achats et une vision plus stratégique. Un gain de temps pour nos appels d’offres, une meilleure performance achats au quotidien. »
— Marine Daenens, Acheteuse, MGEN Technologies
Des contrats générés automatiquement
MGEN a créé dans OBMS des modèles de contrats pré-signés par ses directeurs selon l’entité de rattachement. Chaque contrat est généré automatiquement, puis signé directement via la plateforme. Les avenants, réalisés de façon biannuelle, sont gérés dans le même flux contractuel.
« On a créé des modèles de contrats pré-signés par nos directeurs, et c’est généré automatiquement. Ça permet une fluidité et un gain de temps pour signer via la plateforme. »
— Marine Daenens, Acheteuse, MGEN Technologies
100%
des contrats générés automatiquement
70
fournisseurs au panel
Une facturation sans litige
Les comptes rendus d’activité et la saisie des temps s’accordent entre prescripteurs et fournisseurs pour éditer les bons de validation. Chez MGEN, joindre le bon de validation à la facture est un prérequis : la comptabilité comme les fournisseurs y gagnent en fluidité.
« La saisie des temps s’accorde entre les prescripteurs et les fournisseurs pour éditer les bons de validation et éviter des litiges de facturation. »
— Marine Daenens, Acheteuse, MGEN Technologies
Marine répond
Quelle valeur OBMS apporte-t-il à votre équipe achats au quotidien ?
OBMS nous apporte un vrai gain de temps. C’est une facilité de pouvoir suivre un appel d’offres dès le début, grâce à la saisie des besoins par nos chefs de projet, qui sont assez autonomes. On peut ensuite suivre toute la vie du contrat, jusqu’aux avenants et aux comptes rendus d’activité avec la saisie des temps, qui nous aide pour la facturation.
— Marine Daenens, Acheteuse, MGEN Technologies
Quelles sont vos fonctionnalités phares dans OBMS ?
J’en utilise énormément trois : les indicateurs, idéals pour un acheteur qui veut suivre, avoir du recul et piloter ses chiffres ; la partie contractuelle, qui nous permet de gérer les avenants que l’on fait de façon biannuelle ; et les comptes rendus d’activité, qui permettent d’éditer les bons de validation et d’éviter les litiges de facturation.
— Marine Daenens, Acheteuse, MGEN Technologies
Comment OPASE vous accompagne-t-il ?
OBMS est très présent au quotidien via son support, et on peut contacter les gestionnaires si on a besoin de développements. Mais OBMS est aussi innovant et prend les devants sur pas mal de nos besoins : les alertes fournisseurs s’il y a des soucis particuliers à relever, ou OBMS Direct, le chat qui permet d’interagir entre les fournisseurs, les prescripteurs et nous.
— Marine Daenens, Acheteuse, MGEN Technologies
Votre entreprise fait face aux mêmes enjeux ?
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