Les Incontournables OBMS #18
Conformité RGPD
Intégrez la conformité RGPD dès l’expression du besoin.
Dans la gestion des prestations intellectuelles, la conformité RGPD arrive trop souvent après coup : un partenaire accède à des données personnelles, mais l’annexe correspondante est signée tardivement, mal archivée, voire oubliée. Le jour d’un audit interne ou d’un contrôle, il faut alors reconstituer manuellement qui a traité quoi, avec quel document et quelle signature. Un exercice chronophage et à risque.
OBMS renverse la logique en plaçant le RGPD au tout début du cycle, dès l’expression du besoin. La conformité devient un réflexe intégré au processus achats plutôt qu’une formalité rapportée en fin de parcours. Résultat : chaque prestation porte sa propre traçabilité RGPD, générée, signée et archivée automatiquement.
C’est quoi la conformité RGPD intégrée ?
Ancrer les obligations RGPD directement dans le parcours de la prestation : dès que le besoin s’exprime, la plateforme identifie les données que le partenaire traitera et déclenche la documentation adaptée.
Concrètement, avec OBMS vous pouvez :
- Anticiper le RGPD dès la création de l’appel d’offres, via un formulaire dédié.
- Générer automatiquement les annexes selon les données traitées.
- Faire signer ces annexes électroniquement, sur la plateforme.
- Actualiser et auditer la conformité tout au long du projet.
Ce que la plateforme garantit :
- Prestation conforme : la conformité est traitée dès l’origine du projet.
- Mise à jour facilitée : la conformité s’actualise au fil de la prestation.
- Audit simplifié : les traitements déclarés sont consultables à tout moment.
- Export à la demande : sortez vos formulaires RGPD pour vos audits internes ou externes.
Le cycle de conformité RGPD
De l’expression du besoin à la signature, sans rupture ni ressaisie.
01
Expression du besoin
Le RGPD est adressé dès l’origine du projet.
02
Questionnaire RGPD
Un formulaire dédié qualifie les données concernées.
03
Génération des annexes
Les documents RGPD sont produits automatiquement.
04
Signature électronique
Les annexes sont signées en ligne, sur la plateforme.
En chiffres
100 %
de vos prestations tracées RGPD
Chaque prestation dispose de sa propre traçabilité, sans reconstitution manuelle.
Auditable à tout moment
Exportez vos formulaires RGPD à tout moment pour vos audits internes ou externes. Le jour du contrôle, tout est déjà en place :
| Traçabilité par prestation | Native |
| Reconstitution manuelle | 0 |
| Export pour audit | À la demande |
C’est simple, cadré et auditable.
Vos bénéfices
La conformité RGPD au service de vos achats
Économie
En cadrant le RGPD dès l’amont, vous évitez les régularisations tardives et les ressaisies. Fini le temps passé à reconstituer les dossiers de conformité.
Gain de temps
Formulaire, annexes et signature s’enchaînent automatiquement. La conformité ne mobilise plus de traitement manuel projet par projet.
Qualité
Les annexes sont générées selon les données réellement traitées. Des documents justes, homogènes et à jour tout au long de la prestation.
Maîtrise des risques
Une traçabilité complète et auditable à tout moment réduit l’exposition en cas de contrôle et sécurise la relation avec vos partenaires.
La parole d’un demandeur
« Les annexes RGPD sont générées automatiquement selon les données avec lesquelles mon partenaire sera amené à travailler, et il les signe électroniquement sur la plateforme. C’est simple, cadré et auditable, cela me fait gagner du temps et de la tranquillité d’esprit. »
Notre conseil
N’activez cette option que si le type de données traitées varie fortement d’un projet à l’autre et n’est pas déjà couvert par les clauses de vos contrats cadres. Dans le cas contraire, ces derniers suffisent : inutile d’alourdir chaque appel d’offres d’un formulaire dont la valeur ajoutée serait faible.
Fiche incontournable #18
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Retrouvez en une page l’essentiel : fonctionnalités, cycle, chiffres clés et conseils de déploiement.
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