Les Incontournables OBMS — #13
Maîtrise des frais prestataires
Cadrez, validez et tracez chaque euro de frais sur le même outil que vos CRA.
Vous avez sécurisé vos CRA, vos jalons, vos bons de commande. Mais les frais : déplacements, hébergement, frais de bouche, restent souvent gérés à part : tableurs envoyés par mail, justificatifs perdus, validations approximatives, dépassements découverts trop tard. Chaque euro non cadré est un euro qui échappe à votre pilotage.
Avec OBMS, vous traitez les frais exactement comme vos CRA : sur le même outil, dans le même cycle de validation, avec le même niveau de contrôle. Plus de double saisie, plus de dérive, plus de litige sur ce qui était autorisé ou non. La maîtrise des frais prestataires referme l’angle mort de votre facturation.
: C’est quoi la maîtrise des frais ?
OBMS vous permet de définir, plafonner et valider l’ensemble des frais déclarés par vos partenaires, adossés à vos contrats cadres et bons de commande. Aucun frais ne peut être déclaré ni facturé sans avoir été paramétré et validé.
Concrètement, avec OBMS vous pouvez :
- Définir la liste des frais autorisés : déplacements, hébergement, frais de bouche : aucune dérive possible.
- Cadrer les déclarations en amont : plafonds par type de frais, règles par contrat cadre, pièces jointes comprises.
- Sécuriser la chaîne de facturation : blocage automatique en cas de dépassement des provisions.
Ce qu’OBMS contrôle automatiquement :
- Frais hors de la liste autorisée du contrat cadre
- Dépassement du plafond par type de frais
- Cumul des frais au-delà des provisions du bon de commande
- Déclaration sans justificatif attaché
- Tentative de facturation sans validation acheteur
Un cycle de validation maîtrisé
De la saisie du consultant jusqu’à l’interfaçage ERP
01
Consultant
Saisit ses frais avec justificatifs directement dans OBMS.
02
Commercial
Vérifie la cohérence des montants et des pièces jointes.
03
Chef de projet
Vérifie et valide les valeurs retenues côté fournisseur.
04
Acheteur
Contrôle, valide et lève le blocage. Bon de validation émis.
En chiffres
100%
des frais sous contrôle sous 3 mois
Constaté chez les clients qui déploient le module dans les règles.
Validez en deux clics, interfacez sans double saisie
Le contrôle s’exerce à chaque étape du cycle, sans ressaisie ni email de relance :
| Frais autorisés paramétrés par contrat cadre | En amont |
| Dépassement des provisions | Blocage auto |
| Validation acheteur | 2 clics |
| Émission du bon de validation | Automatique |
| Interfaçage ERP (commande + réception) | Sans ressaisie |
Les frais alimentent votre système de gestion exactement comme vos CRA et jalons.
Vos bénéfices
Quatre gains immédiats sur la gestion de vos frais prestataires
Économie
En plafonnant chaque type de frais par contrat cadre et en bloquant tout dépassement, vous éliminez les coûts non maîtrisés et les facturations contestables.
Gain de temps
Validation en deux clics, aucune ressaisie, aucune relance par mail : le cycle de frais avance au même rythme que vos CRA, sans tâche administrative supplémentaire.
Qualité
Justificatifs attachés, valeurs validées conjointement par le fournisseur et l’acheteur, traçabilité complète : chaque frais facturé est documenté et conforme.
Maîtrise des risques
Le blocage automatique garantit qu’aucun frais hors cadre ne peut être facturé. Vous gardez le dernier mot sur chaque euro, sans surprise en fin de période.
La parole d’un acheteur
« J’ai posé des règles claires sur les frais dans mes contrats cadres, et les modéliser sur OBMS a été simple. Mes partenaires savent exactement ce qui est accepté et ils sont remboursés rapidement. Pour tout le monde, c’est une vraie sérénité. »
— Acheteur, client OBMS
Notre conseil
Activer les frais sans un socle CRA stable, c’est ajouter de la complexité avant d’en maîtriser les fondations. Les clients qui réussissent ce déploiement en moins de 3 mois ont tous respecté cet ordre : facturation CRA d’abord, frais ensuite.
Fiche incontournable #13
Téléchargez la fiche complète Maîtrise des frais prestataires
Retrouvez en une page l’essentiel : fonctionnalités, cycle de validation, chiffres clés et conseils de déploiement.
Envie de voir la maîtrise des frais en action ?
Découvrez comment OBMS cadre, valide et trace chaque euro de frais prestataires dans votre organisation.